社宅の家賃上限と広さの決め方｜役職・家族構成・地域別の入居基準表の作り方
要約：社宅の家賃上限や間取りの基準を新しく決める、または見直すとき、「何を根拠に、いくらまで、どの広さまで認めればよいのか」で迷う人事・総務担当者は少なくありません。この記事では、国税庁の資料で分かる範囲と会社が自社で決める範囲を切り分け、役職・家族構成・地域別の入居基準表を作る手順と、社宅規程への書き方を整理します。
使用人（役員以外の従業員）に貸す社宅について、国税庁のNo.2597には、家賃の上限額や広さの上限は示されていません。家賃上限と広さの基準は、会社が自社の目的に合わせて決めます。
基準表は「対象区分」「家賃上限」「広さの上限」「例外ルール」の4項目を、役職・家族構成・地域のうち2〜3の軸で整理すると運用しやすくなります。役員向けの社宅は、広さによって賃貸料相当額の計算が変わるため、別の基準を設けます。
社宅の入居基準表とは何か。家賃上限と広さの基準を決める意味
社宅の入居基準表とは、役職や家族構成、勤務地などの区分ごとに、貸与する社宅の家賃上限と広さの上限を一覧にした社内の表のことです。社宅規程の本文とは別に、別表として整えておくと、基準を見直すたびに規程本文を書き換えずに済みます。
基準表がないまま社宅を手配すると、担当者や上司の判断で物件のグレードが変わり、従業員から「なぜあの人だけ広い部屋なのか」という不満が出やすくなります。また、物件探しのたびに上限を相談する手間も増えます。基準を先に表にしておけば、手配の判断が速くなり、従業員への説明もしやすくなります。
入居基準表で決める4つの項目
- 対象区分：どの従業員に、どの区分の基準を当てはめるか。
- 家賃上限：会社が貸主に支払う月額家賃の上限。共益費や管理費を含めるかも明記します。
- 広さの上限：床面積（平方メートル）または間取りの上限。
- 例外ルール：基準を超える物件を認める条件と、承認する人。
社宅の家賃上限や広さは法律で決まっているのか
使用人に貸す社宅について、国税庁のタックスアンサーには、家賃の上限額や広さの上限は示されていません。つまり、基準表の数値は、法令で一律に決められているものではなく、会社が自社の目的や予算に合わせて定めるものです。
従業員向けの社宅は、受け取る家賃が賃貸料相当額の50パーセント以上かどうかが分かれ目
国税庁のNo.2597 使用人に社宅や寮などを貸したときによると、使用人から1か月当たり一定額の家賃（賃貸料相当額の50パーセント以上）を受け取っていれば、給与として課税されません。賃貸料相当額は、次の（1）から（3）の合計額です。
賃貸料相当額（1か月）＝（1）その年度の建物の固定資産税の課税標準額 × 0.2パーセント ＋（2）12円 ×（その建物の総床面積（平方メートル）÷ 3.3平方メートル）＋（3）その年度の敷地の固定資産税の課税標準額 × 0.22パーセント
ここで押さえたいのは、基準表の「家賃上限」と、従業員から受け取る「社宅使用料」は別のものだという点です。家賃上限は、会社が貸主に支払う家賃の上限です。一方、社宅使用料の下限は、固定資産税の課税標準額などから計算した賃貸料相当額をもとに決まります。計算の手順は、社宅の賃貸料相当額の計算方法で解説しています。
また、同ページでは、現金で支給する住宅手当や、入居者が直接契約している場合の家賃負担は、社宅の貸与とは認められず給与として課税されるとされています。基準表は、会社が契約者となる借上社宅や社有社宅を対象に作ります。
役員向けの社宅は、広さの判定が使用人と異なる
国税庁のNo.2600 役員に社宅などを貸したときでは、貸与する社宅の床面積によって賃貸料相当額の計算が変わります。基準表に役員の区分を設けるときは、次の線引きを前提にします。
| 区分 | 判定の目安 | 基準表で気をつける点 |
|---|---|---|
| 小規模な住宅 | 法定耐用年数が30年以下の建物は床面積132平方メートル以下、30年を超える建物は99平方メートル以下 | 使用人と同じ3つの要素の合計で賃貸料相当額を計算します。 |
| 小規模でない住宅 | 上記の面積を超える住宅 | 自社所有か借り受けかで計算方法が異なります。借り受けの場合は、会社が家主に支払う家賃の50パーセントと、自社所有の場合の計算額のいずれか多い金額になります。 |
| いわゆる豪華社宅 | 床面積が240平方メートルを超えるもののうち、取得価額、支払賃貸料の額、内外装の状況等を総合勘案して判定。240平方メートル以下でも、プールなど一般に貸与されている住宅にない設備を持つものは該当 | 通常支払うべき使用料に相当する額が賃貸料相当額になります。役員用の広さの上限は、この線引きを意識して設定します。 |
役員が対象になる会社は、使用人用の基準表とは別に、役員用の区分を設けておくと、判断が分かれにくくなります。個別の判定は、税理士などの専門家に確認してください。
社宅の入居基準表の作り方｜6つのステップ
入居基準表は、次の6つのステップで作ります。最初から細かく作り込むより、家賃上限と広さの2項目を、少ない区分で始めるほうが、運用しながら調整しやすくなります。
ステップ1：貸与の目的と対象者を決める
最初に、社宅を貸与する目的を決めます。たとえば「転勤者の住居確保」「新卒入社者の住宅負担の軽減」「通勤が困難な地域に配属された従業員への支援」など、目的によって基準の考え方が変わります。対象者の範囲（正社員のみか、パート・有期雇用社員を含めるか）もここで整理します。雇用形態による入居資格の考え方は、社宅はパート・有期社員も入居できるのかを参考にしてください。
ステップ2：区分の軸を決める（役職・家族構成・地域）
基準表の区分の軸は、役職（等級）、家族構成、地域の3つが代表的です。軸を増やすほど表が複雑になり、運用の負担も増えるため、2〜3軸にとどめることをおすすめします。
| 区分の軸 | 区分の例 | 決めるときの注意点 |
|---|---|---|
| 役職・等級 | 一般職、管理職、役員 | 役職で差を付ける理由を説明できるようにします。役員は税務上の扱いが異なるため、別区分にします。 |
| 家族構成 | 単身、2人世帯、3人以上の世帯 | 同居する家族の人数が分かる書類の提出方法と、変更時の届出を規程に定めます。 |
| 地域 | 大都市圏、地方都市、その他 | 地域区分は3〜4段階程度から始め、市区町村名で区分が分かるように一覧を付けます。 |
ステップ3：地域別の家賃上限を決める
地域別の家賃上限は、実際に社宅として契約している物件の家賃と、募集中の物件の家賃を調べて決めます。上限が実態より低すぎると、物件が見つからず手配が長引き、高すぎると会社の負担が想定を超えます。
地域ごとの住宅の状況を確認する公的な統計として、総務省統計局の令和5年住宅・土地統計調査があります。同調査は、住宅とそこに居住する世帯の居住状況などの実態を把握する調査で、全国、都道府県、市区町村を対象とした集計事項が公表されています。ただし、統計は地域全体の傾向であり、通勤圏や駅からの距離で実際の募集家賃は変わります。家賃上限は、統計を参考にしつつ、自社の契約実績と募集中の物件の家賃で最終的に確かめてください。
家賃上限には、賃料だけを含めるのか、共益費・管理費、駐車場代まで含めるのかを明記します。費用ごとの課税の扱いは、社宅の水道光熱費・駐車場代・管理費の課税で整理しています。
ステップ4：広さ（間取り）の基準を決める
広さの基準は、世帯人数ごとに床面積の上限（または間取りの上限）を定めます。募集広告の間取り表記は貸主ごとに差があるため、床面積（平方メートル）で定めると判断がぶれにくくなります。
床面積は、賃貸料相当額の計算にも使われる数値です。No.2597の算式の（2）は、建物の総床面積を使います。契約前に、貸主や管理会社から総床面積と、固定資産税の課税標準額の確認方法を押さえておくと、入居後の計算がスムーズです。役員用の基準では、先に示した132平方メートル、99平方メートル、240平方メートルの線引きを意識して上限を設定します。
ステップ5：基準を超える場合の例外ルールを決める
通勤や家族の事情などで、基準を超える物件が必要になる場面は出てきます。そのため、例外を認める条件、承認する役職、超えた分の負担をどうするかを、あらかじめ定めておきます。例外の承認を担当者の裁量にすると、従業員間の不公平感につながるため、申請書の様式と記録の残し方も決めておきます。
基準を超えた分の負担の考え方とは別に、従業員から受け取る社宅使用料が、賃貸料相当額の50パーセント以上かどうかは、No.2597の考え方で確認します。個別の判断は、税理士などの専門家に相談してください。
ステップ6：規程に別表として定め、周知と見直しの時期を決める
作成した基準表は、社宅規程の別表として添付します。社宅に関する定めを就業規則に含める場合は、労働基準法第90条により、労働者の過半数で組織する労働組合、ない場合は労働者の過半数を代表する者の意見を聴く必要があります。常時10人以上の労働者を使用する使用者は、第89条により、就業規則とその変更を行政官庁に届け出ます。手順の全体像は、社宅規程の作り方で解説しています。
基準表は、家賃水準の変化や採用方針の見直しに合わせて、定期的に見直します。見直しの時期（毎年度の初めなど）を規程に書いておくと、担当者が替わっても運用が続きます。
入居基準表の記載イメージ
基準表の形式の例を示します。各セルの金額と面積は、記載形式を示すための空欄であり、推奨する数値ではありません。自社の契約実績と募集家賃をもとに、数値を決めてください。
| 世帯区分 | 地域区分A（家賃上限／広さの上限） | 地域区分B（家賃上限／広さの上限） | 地域区分C（家賃上限／広さの上限） |
|---|---|---|---|
| 単身 | ○万円／○平方メートル以内 | ○万円／○平方メートル以内 | ○万円／○平方メートル以内 |
| 2人世帯 | ○万円／○平方メートル以内 | ○万円／○平方メートル以内 | ○万円／○平方メートル以内 |
| 3人以上の世帯 | ○万円／○平方メートル以内 | ○万円／○平方メートル以内 | ○万円／○平方メートル以内 |
| 役員（別表） | 役員用の家賃上限と広さの上限を別表として定め、132平方メートル・99平方メートル・240平方メートルの線引きを確認する | ||
役職による差を付ける場合は、上の表に「一般職」「管理職」などの列または別表を追加します。表の項目が増えるときは、読み手が迷わないかを基準にして、区分を絞り込んでください。
入居基準表でよくある失敗
- 家賃上限と社宅使用料の下限を混同し、基準表の家賃上限を従業員から受け取る金額の根拠にしてしまう。
- 家賃上限に共益費や駐車場代を含めるかを決めておらず、物件ごとに判断が分かれる。
- 区分の軸を増やしすぎて、担当者が表を読み解けず、例外扱いが常態化する。
- 役員にも使用人と同じ基準表を当てはめ、広さの判定を誤る。
- 基準を引き下げたときの、すでに入居している従業員への経過措置を決めていない。
- 例外を認める承認者や記録の方法を決めておらず、不公平感が生じる。
基準を変更して従業員に不利益が生じる場合は、労働条件の変更の考え方にも注意が必要です。厚生労働省の労働条件の変更によると、使用者は原則として、労働者の合意なく就業規則を変更して労働者の不利益に労働条件を変更することはできず、変更が合理的で、変更後の就業規則を労働者に周知させている場合には、変更によって労働条件を変更できる場合があるとされています。基準の引き下げは、従業員への説明と経過措置を用意したうえで進めてください。
ネクストプレナーズの見解
入居基準表は、細かく作り込むよりも、まず家賃上限と広さの2項目を、2〜3区分で始めるほうが、中小企業の実務では運用しやすいと考えます。実際に使いながら、例外が多い区分から見直していく進め方をおすすめします。
よくある誤解は、税務上の50パーセント以上という下限と、会社が負担する家賃の上限を、同じ話として扱ってしまうことです。両者は別の問題として切り分け、基準表では会社の負担上限を、社宅使用料の設定では賃貸料相当額をもとに考えることをおすすめします。役員の社宅は、広さの線引きが使用人と異なるため、基準を別に設けておくと安心です。
この記事は一般的な情報提供を目的としており、個別の事案に対する法的・税務上の助言ではありません。税務の取扱いや法令は改正される場合があります。実際の基準表の作成にあたっては、最新の公的資料を確認し、税理士・社会保険労務士などの専門家にご相談ください。
監修
監修：仙頭 武宏（株式会社ネクストプレナーズ 代表取締役社長）
東京工業大学（現・東京科学大学）工学部制御システム工学科卒業。日本オラクル株式会社でエンジニア、コンサルタントを経て経営企画室マネージャを務める。一橋大学大学院商学研究科（現・一橋ビジネススクール）経営学修士（MBA）修了。独立コンサルタントを経て、2012年より株式会社ネクストプレナーズ代表取締役社長。